Ein Vorhaben mit Datum. Der Bestand läuft daneben.
Projektunterstützung heißt Umfang, Frist und eine benannte Person, bis übergeben ist. Betrieb, Postfach, Störung, Planung und Ablauf behalten danach dieselbe Person und eine feste Monatssumme.
- Vorhaben
- Ende und Summe vor dem Start
- Reichweite
- Fernzugriff, Hardware auch vor Ort
- Umfeld
- Büro, Praxis, Kanzlei, Werkstatt
Projektunterstützung
Vorhaben mit einem Ende.
Umzug, Einführung, Ablösung oder ein neuer Standort. Der Umfang steht vorher. Danach geht die Sache in den laufenden Bestand über.
Umzug
Postfächer, Dateien oder ein Server. Probe vorher, ein festes Fenster für die Umstellung.
Einführung
Ein Werkzeug, das das Team danach benutzt. Die Einweisung gehört zum Vorhaben.
Ablösung
Altes System raus, neues rein, ohne dass der Empfang stehen bleibt.
Standort
Netz und Arbeitsplätze an einem neuen Ort, bevor jemand aufschließt.
- 01
Umfang
Was drin ist, was draußen bleibt, welche Summe.
- 02
Plan
Reihenfolge, Abhängigkeiten, wer mitmacht.
- 03
Umsetzung
In Fenstern, mit einem Rückweg.
- 04
Übergabe
An den Betrieb oder an das eigene Team, plus ein kurzer Bericht.
Laufender Bestand
Betrieb, Postfach, Störung, Planung und Ablauf bleiben vollständig. Sie laufen neben den Vorhaben.
01BetriebBeobachtung, Updates und Sicherung gegen eine feste Monatssumme.02PostfachMicrosoft 365 ohne eigenen Mailserver, mit Rechten und Sicherung.03StörungAnfrage mit Frist, aus der Ferne oder am Platz.04PlanungArchitektur, Budget und Pflichten für die nächsten 18 Monate.05AblaufWiederkehrende Schritte als Workflow. Copilot nur, wo er trägt.
01 Betrieb
Auffälligkeiten, bevor ein Arbeitsplatz stehen bleibt.
Server, Netz und Endgeräte liegen in einer Betreuung. Der Monatsbericht zeigt, was geprüft, gepatcht und gesichert wurde.
- Beobachtung
- Alarm auf Servern, im Netz und auf Geräten, rund um die Uhr.
- Fenster
- Updates in abgestimmten Zeiten, nicht mitten im Empfang.
- Sicherung
- Automatische Kopien und ein Wiederherstellungstest.
- Bestand
- Liste der Geräte und der noch offenen Lücken.
- Kontakt
- Dieselbe Person am Telefon, per Mail oder im Ticket.
- Bericht
- Einmal im Monat: Zustand, erledigt, offen.
Erst wenn etwas liegt
- Rechnung erst im Fehlerfall
- Kein Bild vom Zustand
- Lange Pause, bis jemand kommt
- Nichts bleibt schriftlich
Summe steht vorher
- Betrag vor dem Monat klar
- Alarm vor dem Stillstand
- Kürzere Pause durch Früherkennung
- Jede Tätigkeit im Bericht
- 01Aufnehmen
Geräte, Schwachstellen, was der Alltag wirklich braucht.
- 02Festlegen
Umfang, Reaktionszeit, Summe vor dem ersten Monat.
- 03Anbinden
Beobachtung ohne den Betrieb anzuhalten.
- 04Weiterführen
Laufende Arbeit und ein Review, das jemand liest.
02 Postfach
Mail, Teams und Dateien in einem Mandanten.
Wir gleichen Lizenzen ab, ziehen Postfächer um und schalten den Schutz ein, der sonst nur im Vertrag steht.
- Lizenzen
- Gebuchte Pläne gegen den tatsächlichen Bedarf.
- Umzug
- Exchange vor Ort nach Exchange Online, mit Probe und Rückweg.
- Ordnung
- Teams und SharePoint mit Rechten, die jemand erklären kann.
- Postweg
- Spam-Schutz, DKIM, DMARC, gemeinsame Postfächer, Archiv.
- Zugang
- Zweiter Faktor und bedingter Zugriff, nicht nur ein Haken.
- Einweisung
- Die Funktionen, die das Team sonst nicht anfasst.
03 Störung
Jede Meldung bekommt eine Nummer und eine Zeit.
Wer anruft, erreicht jemanden, der den Bestand kennt. Vieles geht verschlüsselt aus der Ferne. Hardware braucht eine Person vor Ort.
- Erste Ebene
- Der erste Anlauf, ohne Umweg über eine Warteschlange.
- Zweite Ebene
- Fälle, die tiefer in Netz oder Software liegen.
- Fernzugriff
- Verschlüsselte Sitzung, wenn der Bildschirm reicht.
- Vor Ort
- Techniker vor Ort, wenn Gerät oder Kabel es brauchen.
- Protokoll
- Jede Anfrage hat einen Status, der sichtbar bleibt.
- Frist
- Reaktionszeit steht im Vertrag, nicht in einer Mail.
04 Planung
Empfehlungen nach Bedarf, nicht nach Herstellerliste.
Wir lesen den Bestand, legen ihn neben die nächsten Vorhaben und schreiben auf, was Zeit, Geld und Risiko vertragen.
- Fahrplan
- An den nächsten Geschäftszielen, mit Reihenfolge und Summe.
- Abläufe
- Nur die Stellen, an denen ein Wechsel den Tag kürzer macht.
- Pflichten
- Review zu NIS2 und Datenschutz, als Liste mit Lücken.
- Auswahl
- Geräte und Software ohne Provision an einen Hersteller.
- Steuerung
- Laufende Vorhaben an Zeit, Geld und Ergebnis.
- Ersatz
- Lebenszyklus und Ersatz im nächsten Budget, nicht im Ausfall.
05 Ablauf
Zuerst der Vorgang, dann das Werkzeug.
Wir markieren, was sich jede Woche wiederholt, und bauen nur das. Die Daten bleiben im eigenen Microsoft-Mandanten.
- Copilot
- In Mail, Termin und Dokument, nicht als Extra-Portal.
- Ketten
- Power Automate oder Logic Apps für feste Abfolgen.
- Reihenfolge
- Nach dem Nutzen im Alltag, nicht nach dem Katalog.
- Regeln
- Eingaben, Berichte und Brücken zwischen Systemen.
- Helfer
- Interne Antworten auf einer nachvollziehbaren Datenbasis.
- Abweichung
- Hinweise früher sehen. Die Entscheidung bleibt bei Menschen.
- 01Sammeln
Welche Schritte sich wirklich wiederholen.
- 02Sortieren
Was schnell trägt und was warten muss.
- 03Bauen
Meilensteine, Test, Übergabe an das Team.
- 04Zeigen
Einweisung, sonst bleibt das Werkzeug liegen.
Nachricht ans Büro
Zwei oder drei Sätze zum Bestand reichen. Antwort an Werktagen, ohne Terminzwang.
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